Gestione dei Documenti

Come funziona la nostra gestione dei documenti

Tramite la nostra procedura è possibile scansionare tutti i documenti cartacei riconoscendone gli elementi significativi (categoria, data, numero documento, importi imponibili, IVA, scadenza pratica, mittente, destinatario, ecc.), in modo da poterli memorizzare con varie chiavi di ricerca.

Una volta scansionati, i documenti vengono trasformati in formati digitali (pdf o tiff), catalogati ed archiviati nel database del software. La dimensione dei file digitali viene ottimizzata in modo da mantenere in linea una grande quantità di documenti senza problemi. I file dei documenti possono essere rintracciati e riprodotti in qualsiasi momento grazie alla intuitiva archiviazione con chiavi di ricerca che rispecchia le esigenze aziendali.

Il documento scansionato viene mappato in modo da poter memorizzare tutti i dati significativi. In questo modo, ad ogni nuova scansione, il sistema riconoscerà automaticamente il documento per ricondurlo ad altri con lo stesso soggetto (ad es. una fattura dello stesso fornitore). Attraverso la funzione di protezione dei documenti è possibile stabilire i permessi di visualizzazione dei documenti, in particolar modo quelli riservati.

Funzionalità del nostro software

Ecco le principali funzionalità del prodotto: i dati dei file da archiviare vengono rilevati in automatico evitando la digitazione manuale ed è possibile riconoscere stampati con scarsa leggibilità, oltre alla possibilità di stabilire lo status dei documenti. L’archiviazione e lo storico documenti permettono diversi tipi e supporti di archiviazione.

All’interno di un apposito modulo, si ha anche la gestione automatica del processo di archiviazione sostitutiva: firma digitale, marca temporale ed evidenza informatica (impronta del documento).

Si può attribuire un codice pratica ai documenti per essere velocemente reperiti e si possono sfruttare le funzioni di controllo, quadratura del documento, congruenza del dato e modifica di ogni campo.

E’ fruibile anche lato client tramite internet con memorizzazione documenti nel database lato server.

Funzionalità TOUCH

Il nostro modulo “Touch” è un nuovo concetto di gestione dei documenti nell’ambito dell’Office Automation, che racchiude in se la sintesi di sistema di archiviazione digitale dei documenti e personal computer e/o server RunTime multifunzione per le funzioni di copia, scansione, e-mail e fax server.

Utilizzando semplicemente un dito sullo schermo touchscreen si selezionano: il raccoglitore dove inserire il documento (ad es. fatture, corrispondenza, contratti), la data, opzionalmente il mittente o destinatario del documento (anche da tabella pre-caricata), e i documenti vengono scansionati ed archiviati definitivamente. Contemporaneamente, sono condivisi e consultabili sulla rete di PC dell’ufficio (dagli operatori abilitati).

I vantaggi sono evidenti:

• nessuna archiviazione di documenti cartacei,
• si evitano inutili e costose duplicazioni di documenti già esistenti,
• condivisione in rete del documento in tempo reale (anche tramite browser internet)
• archiviazione anche di qualsiasi altro tipo di file,
• contenitore unico per tutto l’archivio aziendale
• utilizzo della carta per riprodurre copie cartacee solo se e quando serve (utilizzando una qualsiasi stampante già presente in ufficio)
• invio diretto via e-mail (con archiviazione automatica collegata al documento originale)
• invio diretto e ricezione dei documenti via fax con relativa archiviazione automatica

Funzionalità WEB

Il nosto modulo “WEB” è un prodotto nativo web based per internet ed intranet, che permette attraverso l’uso del browser la consultazione, archiviazione, l’invio e la condivisione di documenti e file.

E’ un un add-on del programma base e può essere utilizzato per effettuare archiviazioni di documenti tramite un browser oppure ricercare i documenti già archiviati.
Questo modulo, che non necessita l’installazione di alcun programma sul PC, è particolarmente interessante per quelle aziende che, avendo sedi o filiali sparse ovunque nel mondo, sono messe nella condizione di poter condividere documenti previo accentramento degli stessi in un database presente su un Web server.

L’interfaccia è molto simile a quella del programma base per Windows, ed è caratterizzata dalla semplicità e rapidità di utilizzo. Una sola installazione lato server, e si è subito pronti a lavorare in tantissimi utenti e da qualsiasi PC con accesso ad internet.

Il database del modulo WEB è il medesimo del modulo di base, pertanto è possibile installare sullo stesso server e nella stessa rete, entrambe le versioni, in modo che alcuni operatori possono lavorare con la versione Windows ed altri con quella web. I vari operatori possono essere abilitati dall’amministratore di sistema, sia ad archiviare che consultare, oppure alla sola consultazione dei documenti.

I moduli da cui è composto sono:

• WEB Consultazione –  Permette la ricerca e la consultazione dei documenti archiviati senza l’installazione di nessun programma
• WEB Archiviazione – Permette il trasferimento dei file da archiviare sul server, l’archiviazione dei documenti e la modifica delle chiavi di ricerca
• WEB Fax Online –  Permette l’invio dei documenti archiviati o ancora in fase di archiviazione tramite mail e FAX senza l’uso di programmi esterni